De rondenota, gedicteerd in twee minuten

U komt uit uw laatste kamer, met uw notities voor u. In plaats van elke patiënt opnieuw in de software van het ziekenhuis te typen, dicteert u alles in één keer. Solys schrijft één nota per patiënt, in het formaat van uw dienst en in de volgorde van de vakken van uw software. U leest na, u kopieert, en u bent klaar.

Het probleem: de nota wordt 's avonds overgetypt

De zaalronde gebeurt aan het bed van de patiënt. De nota daarentegen wordt voor een scherm geschreven, vaak veel later. De observaties bestaan al, gekrabbeld op een blad of in een boekje: ze moeten nog overgeschreven worden, patiënt per patiënt, vak per vak, in het elektronisch dossier.

Dat overschrijven is geen bijzaak. In het Centre hospitalier universitaire vaudois in Lausanne volgden observatoren 36 assistenten inwendige geneeskunde gedurende bijna 700 uur. Op een werkdag van 11,6 uur waren ze gemiddeld 1,7 uur bij de patiënten en 5,2 uur voor een computer, met de piek van het gebruik na 18 uur¹. Een studie in Baltimore kwam tot een vergelijkbare orde van grootte: 12 % van de tijd van de interns in rechtstreekse zorg, 40 % aan de computer².

Een deel van die schermtijd is onvermijdelijk: resultaten lezen, voorschrijven, een behandeling controleren. Maar het opmaken van observaties die al gedaan zijn, vraagt geen enkel klinisch oordeel. Dat deel neemt Solys over, en alleen dat.

Dicteren na de ronde, niet tijdens

Veel medische AI-tools nemen het gesprek tussen arts en patiënt op en halen er een nota uit. Dat model, « ambient » genoemd, is bedacht voor de raadpleging: vijftien tot twintig minuten gesprek, één patiënt, één nota.

De zaalronde ziet er anders uit. De arts ziet tien, vijftien, soms vijfentwintig patiënten na elkaar. Hij heeft zijn notities al aan het bed genomen. Hij onthoudt niets: hij geeft weer. Vandaar de keuze van Solys, die geen technisch detail is:

• De arts spreekt alleen, tegen de machine, achteraf. Geen enkel gesprek wordt opgenomen, geen patiënt hoort een open microfoon, er valt hem niets uit te leggen of te laten aanvaarden.
• Het dictee is compact. Twee tot vijf minuten voor een hele ronde, tegenover vijftien tot twintig minuten audio per patiënt bij ambient opname. Minder audio betekent minder ruimte voor fouten en een veel lagere kost.
• Geen ruis om te sorteren. Geen stemmen om te scheiden, geen gangpraat om weg te filteren: wat gezegd wordt, is wat geschreven moet worden.

Hoe een dictee verloopt

1. De ronde, zoals altijd

Aan het bed verandert er niets. U neemt uw notities zoals u dat vandaag doet, op papier of elders.

2. Het dictee, in één keer

In de browser, op de computer van de dienst of op uw telefoon, drukt u op de opnameknop en spreekt u. Tussen twee patiënten zegt u « patient suivant », en de kamer of het bed, om ze later terug te vinden. Solys werkt vandaag in het Frans; zo klinkt een dictee:

« Chambre 12. Nuit calme. Tension 14/8, FC 72, saturation 96 %. Murmure vésiculaire présent des deux côtés, abdomen souple. CRP en baisse, plaquettes basses. On demande une ETT, on ajoute du macrogol pour la constipation. Patient suivant, chambre 14… »

Fictief voorbeeld, geschreven voor deze pagina.

3. Eén nota per patiënt, in tabbladen

Solys knipt het dictee op: elke patiënt krijgt zijn tabblad, gemarkeerd met de kamer of het bed dat u hebt gezegd. De kamer dient als herkenningspunt, niet als identiteit: naam, geboortedatum of dossiernummer zijn niet nodig, en u mag ze ook niet dicteren.

4. Nalezen, kopiëren, plakken

Elke nota wordt geordend in de vakken van uw software, in hun volgorde. Eén knop « Kopiëren » per vak; een merkteken toont wat al geplakt is. U leest na, u verbetert indien nodig, u plakt in het dossier van de patiënt. Niets vertrekt zonder u.

Hetzelfde dictee, teruggegeven in het formaat van een dienst cardiologie: telegramstijl, etiketten van de dienst, afkortingen zoals ze gedicteerd zijn.

Het formaat van uw dienst, geen algemeen formaat

Een transcriptie, zelfs een perfecte, heeft geen zin als ze herschreven moet worden. Een rondenota in een universitair ziekenhuis is nooit een alinea: het zijn etiketten, streepjes, sleutelwoorden, in een volgorde die de hele dienst kent. Die vorm bootst Solys na. Ze wordt opgebouwd in vier lagen:

De eerste drie lagen worden gedeeld: de eerste arts van een dienst helpt ze in te stellen, de volgende beginnen meteen. Om ze op te bouwen vertrekken we van enkele recente nota's van de dienst, waaruit we alleen de vorm halen; de nota's zelf worden daarna vernietigd. Het profiel dat overblijft beschrijft een manier van schrijven, het bevat geen enkel gegeven over een patiënt.

Voor een volledig voorbeeld, zie de rondenota in de cardiologie, en voor de rubrieken en afkortingen, de woordenlijst van de rondenota.

Wat Solys niet doet

• Geen enkel diagnostisch of therapeutisch voorstel. Solys zet om wat u hebt gezegd. Het voegt nooit klinische inhoud toe, stelt geen onderzoek voor, waarschuwt niet voor een labowaarde.
• Geen automatisch schrijven in het dossier. Er is vandaag geen koppeling met de software van het ziekenhuis: u kopieert en u plakt, na het nalezen.
• Eén soort document. De dagelijkse rondenota. Niet de ontslagbrief, niet het consultatieverslag: wel het document dat elke dag opnieuw wordt getypt, voor elke patiënt.
• Vandaag in het Frans. Het dictee en de nota zijn in het Frans. Nederlandstalig dicteren is in voorbereiding.

De gegevens, zonder afronden

Verwerking en hosting gebeuren in de Europese Unie: de opmaak in Frankrijk, de servers in Duitsland. De audio wordt gewist zodra hij getranscribeerd is; de nota en de transcriptie worden gewist bij het sluiten van de sessie, en uiterlijk na 24 uur.

Een filter haalt de identificatiegegevens (namen, geboortedata, nummers) weg vóór de opmaak en vóór elke opslag. Maar we moeten het precies zeggen: als een naam wordt uitgesproken, gaat hij in de audio naar de transcriptiedienst vóór die filter. De afspraak is dus nooit een identiteit te dicteren: de kamer volstaat.

Tot slot blijft klinische tekst over een patiënt een persoonsgegeven, ook zonder naam. In het ziekenhuis is de instelling daarvoor verantwoordelijk: het schriftelijke akkoord van de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) of van de directie is nodig voordat u Solys bij echte patiënten gebruikt. Die stap plant u best voor het eerste echte dictee.

Veelgestelde vragen

Door Klaas Sabbe, oprichter van Solys · bijgewerkt op 6 oktober 2026. Een fout, een aanvulling? Schrijf ons: solys@solyshealth.com.